表計算ソフトは、長い間十分に役立つ道具です。古く見えるから置き換えるのではなく、ファイルそのものよりも、その周辺の業務フローを信頼しにくくなったタイミングを見極めることが大切です。
1. 繰り返し作業を順番に整理する
誰がファイルを開き、何を追加・変更し、どのくらいの頻度で作業し、その後に何が起きるのかを書き出します。実際の業務には、表計算の外で行われるメッセージや手作業の確認も含まれます。
2. 一つの情報源を決める
表計算、メール、共有フォルダ、担当者の記憶が食い違ったとき、どれを正しい記録とするか決めます。情報の所有者が曖昧なままでは、新しい画面を作っても混乱は残ります。
3. 最小限で役立つフローを定義する
依頼の受付、担当者の割り当て、完了確認など、繰り返し発生する一つの成果から始めましょう。すべての列や例外を一度に再現するより、実際の利用者が早く試せる小さな初期版の方が検証しやすくなります。
4. 例外を見える状態にする
現場には、情報不足、緊急依頼、上書き、人の判断が必要なケースがあります。こうした経路を明確に記録してください。自動化の役割は、成功メッセージの裏に例外を隠すことではなく、見つけて解決しやすくすることです。
5. 権限と引き継ぎを計画する
誰が各記録を閲覧・編集できるか、誰がシステムを保守するか、データをどのように書き出せるかを確認します。最初の構築者がいなくても、チームが業務フローを理解できる状態が必要です。
良い第一歩は、技術を選ぶ前に現在の業務フローを一つ整理することです。
今の業務を保守しやすいWebシステムへ移す準備が必要であれば、NARU Labsが一緒にフローを確認できます。